ABAS Türkiye | Sistem Reklamcılık abas ERP yazılımını tercih etti

Sistem Reklamcılık firması uzun soluklu bir araştırma ve değerlendirme süreci sonunda ERP arayışını ABAS ERP yazılımını seçerek tamamladı.

Sistem Reklamcılık, 1970'li yılların başında 300 m²'lik bir atölyede Sistem Reklamcılık ışıklı ve ışıksız reklam panoları imalatına başlamıştır. Bugün 30.000 m² kapalı alanda modern ve en son teknoloji ile donatılmış tesislerinde petrol, otomotiv, lastik, bankacılık, alışveriş merkezi gibi pek çok sektöre kurumsal kimlik tasarım, tesislerinde imalat, montaj ve bakım hizmeti vermektedir.

Sistem Reklamcılık, çeyrek asrı aşan tecrübesi ve yüksek ürün kalitesi ile hizmet verdiği şirketler arasında her biri uluslararası ve kendi sektöründe lider olan firmalar bulunmaktadır.
Yurt içindeki başarıları Sistem Reklam'ı yurtdışına taşımıştır. Sistem Reklam İngiltere'den Pakistan'a Mısır'dan Sibirya'ya kadar büyük bir interlanda ihracat yapmaktadır. Gelecek dönemlerde de ihracatlarını artırarak devam edecektir. 35 yıldan bu yana Sistem Reklamcılık, Türkiye'nin kendi sektöründe lider firması olmakla yetinmemiş, uluslararası bir firma olma yolunda da önemli mesafeler kat etmiştir.

Sistem Reklamcılık ürünleri Sistem Reklamcılık öncü olmanın ve kaliteli servis anlayışının karşılığını almış, sektörde hak ettiği yeri kazanmıştır. 2001 ve 2002 yılsonu ISO verilerine göre Sistem Reklam Türkiye'nin ikinci büyük 500 sanayi kuruluşu arasında yerini almıştır.

Bizlerde Abas-Türkiye olarak ERP ihtiyacının doğma sebebi, alım süreçleri, değerlendirme kriterleri, karar aşamaları, kırılma noktaları ve ABAS ERP seçimlerini etkileyen faktörler üzerine Sistem Reklamcılık ERP Proje Yöneticisi Sayın Deniz Öner ile görüştük.

ABAS: Öncelikle bir ERP yazılımı ihtiyacının Sistem Reklamcılık bü Deniz Öner nyesinde oluşmasının sebepleri nelerdi Deniz Bey?

Deniz Öner: Sistem Reklamcılık proje bazlı çalışan bir firma ve her geçen gün gelişen, büyüyen sektörünün lider firması. Firmamızda bütün bölümlerin koordineli olarak çalışması ile ilgili eksiklerimiz bulunmaktaydı. Sistem Reklamcılık olarak süreçlerimizi birbirine daha verimli bağlamak ve daha koordineli çalışmak bizim ana hedefimizdi.

ABAS: Peki Sistem Reklamcılık bünyesinde ilk olarak bu sorunların farkına nasıl varıldı?

Deniz Öner: Bundan iki yıl önce Sistem Reklamcılık olarak bu satınalma sürecine istinaden bir araştırma daha yapmıştık. O araştırma da bizim çalıştığımız bir danışman firmanın yönlendirmesi ile olmuştu. Bizim süreçlerimiz ile ilgili bir takım iyileştirmeler amacıyla bir danışman kurumu ile çalışıyorduk. Danışman firmamızın yönlendirmesi ile böyle bir sürece başladık. O dönemde sürecimiz, firmamız içerisinde yeterli istek oluşmaması ve sektördeki geçmişe dönük olumsuz bir örnek bilindiği için sonlandırılmıştı.

Sonrasında geçen süreçler içerisinde Sistem Reklamcılık büyüdü. Büyüdükçe bir takım ihtiyaçları oldu ve kurumsal olarak ortak bir görüş oluşmaya başladı. Bu kurumsal görüş, Ocak ayında, bir takım farklı etki noktalarından etkilenerek, firmada ERP’nin uygulanması ile ilgili arayışa dönüştü.

Biz projemize başlarken bunu ERP diye adlandırmadık. Firmamız içerisindeki koordinasyonu nasıl arttırabiliriz, sürecimizi nasıl daha basitleştiririz, işimizi nasıl daha basit yapabiliriz, dokümantasyonu nasıl minimize ederiz, bürokrasiyi nasıl azaltabiliriz gibi sorulara cevap aradık.

İlk önce büyük çaplı ERP yazılımı mı bize uygun olur yoksa paket programlar mı bize uygun olur sorusunu yönelttik, çünkü muhasebede ve satınalmada geçmiş dönemde eski DOS tabanlı bir paket program kullanılıyordu. Bir süre sonra destek verilmemeye başlamıştı firma içerisinde, diğer taraftan pazarlama bölümünde kullanılan bir destek programı vardı, başlangıçta büyük hedeflerle uygulamaya konulmasına karşın istediğimiz verimi alamıyorduk.

Bizde Sistem Reklamcılık olarak bütün bu süreci kapsayacak ne yapabiliriz diyerek araştırma sürecine girdik. Öncelikle kendimize listeler belirledik, bu listelerden ön görüşmeler yaptık.

ABAS: Peki bu listeyi belirlerken hangi faktörleri göz önüne aldınız?

Deniz Öner: Öncelikle IT departmanımız bir yönlendirme yaptı. İlk görüşmeleri yaptık. Analitik bir değerlendirme yaptık ve elemeye tabi tuttuk.

ABAS: Peki bu ilk değerlendirmede kriterleriniz nelerdi?

Deniz Öner: Davet ettiğimiz firmalara mümkün olduğunca fazla soru sormaya çalıştık. Firmanın geçmişi, mali yapısı, gerçekleştirdiği projeler, programın içeriği ile ilgili mümkün olduğunca bilgi edinmeye çalıştık.

İlk elemede bunları alt alta koyup bir değerlendirme gerçekleştirdik ve daha sonraki aşamada sunum alıp programı inceleyebileceğimiz ve derinlemesine analiz edebileceğimiz aşamaya 5 firmayı bıraktık. Aslında firma sayımız 4 firmaydı, ABAS ilk eleme aşamasına en son katıldı. Kendi aramızdaki değerlendirmeden sonra, ABAS Software Partner Türkiye’den de sunum aldık ve değerlendirme kriterlerimiz dahilinde kendilerini de sürece dahil ettik.

Şartlarımızı kabul eden firmalarla hemen demo sürecine başladık ve 1 hafta içerisinde firmalar ile birlikte demo sürecini gerçekleştirdik.

Dört günde, dört farklı firmadan dört demo arka arkaya gelecek şekilde süreci tamamladık. Demolara firmamız içerisindeki her bölümün etkin ve yetkin kişilerini dahil ettik. Bu sayede programın kullanıcılarının da değerlendirmesini almayı sağladık.

Katılımcı yazılım firmalarından alınan her demo sonunda ise katılımcılardan kriterlerimize göre kendi düzenlediğimiz anketleri cevaplamalarını talep ettik.

Firmalar tarafından demoların sunumlarının bitmesi ile firmalardan teklifleri alma aşaması başladı. Ödeme şekilleri, altyapısı, nasıl bir sisteme ihtiyaç duyacağı gibi çeşitli kriterleri göz önüne alarak firmalardan teklifleri aldık.

Teklif aşaması sırasında da arka arkaya yinelenen teklifler oldu. Bu süreçte de bir firma daha tarafımızdan elendi ve 3 firma ile ERP sürecimizi sürdürmeye devam ettik.

Dördüncü firmanın elenmesinin sebebi, firmadan aldığımız demo ve buna istinaden verilen teklifin yeterli olmadığıydı. Firmanın teknik olarak bizim projemizi gerçekleştiremeyeceğini düşünmemiz sebebiyle böyle bir karar aldık. Bu firmanın elenmesi ile birlikte artık süreci 3 firma ile sürdürmeye başladık.

Son üçe kalan firmaların hepsi yabancı menşeili firmalardı. Daha sonra alınan tekliflerin yinelenmesi, program ile ilgili derinlemesine soruların şekillenmesi gibi sürecimizi sürdürdüğümüz firmalarla görüşmelerimiz oldu.

Mümkün olduğunca derinlemesine inmeye çalıştık ve bunların sonucunda bizim analitik bir değerlendirme ve bu değerlendirme neticesinde üst yönetimimize sunduğumuz bir raporumuz oldu.

ABAS: Üst yönetime sunduğunuz bu rapora ilişkin önemli kriterler nelerdi peki?

Deniz Öner: Teklifler, fiyatlar, kullanılabilirlik, iş sürecine katkıları, iş ihtiyaçlarımıza katkısı ve bize bu esnekliği sağlayabilmesi gibi pek çok kriteri içeriyordu.

ABAS: Raporun içeriğinde neler vardı?

Deniz Öner: Firmamız içerisindeki ERP satın alım aşamalarımızı anlatmaya çalıştık. Birinci aşamada firma içi araştırma ve analiz, ikinci aşamada aday firmalarla ilk görüşme, üçüncü aşamada aday firma listesinin daraltılması, dördüncü aşamada demo alınması, beşinci ve son aşamada son değerlendirme ve karar.

Sürecimizi sürdürdüğümüz 3 firmadan son tekliflerimizi aldık ve aldığımız bu teklifleri mümkün olduğunca analitik bir değerlendirmeye tabi tutabilmek için elmayı elmayla eşleştirebilecek kadar benzer kılmaya gayret ettik. Bütün firmalardan aynı modülleri alıyor muyuz, çünkü kimisi ABAS gibi tam bir ERP yazılımı olarak teklif getirirken, bir kısmı modüler olarak ayrı ayrı fiyatlar veriyordu. Bizde bunun için aynı modüller için fiyatları almayı uygun gördük. Harici olarak bakım-destek hizmetleri, uygulama ve uyarlaması ile bütün maliyetleri ve süreçleriyle bizlere bu maliyeti ne kadar sürede sunacak sorularına cevap bulmaya çalıştık.

Son değerlendirmede modüler olarak bize neleri sunuyor ve bu modüller bize neleri sunuyor sorusunun cevaplarına ilişkin bilgiler verdik.

Daha sonrasında ise veritabanları, danışmanlık hizmetleri, ödeme şekilleri ve bize sunulan diğer konularla ilgili bir değerlendirme tablosu oluşturduk. Bu tablonun sonucunda, içerik, fiyat ve anket kriterlerimizin sonuçlarını göz önüne alarak değerlendirmelerimizi yaptık.

Bu analitik değerlendirme sürecimiz sonucunda ABAS önde çıktı. Anahtar kullanıcılardan aldığımız anket sonuçları ABAS’ın farkını en çok ortaya koyduğu kriterimizdi. Bununla birlikte, fiyat kriterimiz konusunda katılımcı firmaların hepsi bizleri memnun edebilecek düzeydeydi ve değerlendirmelerin sonucu oldukça benzerdi.

Ancak belirttiğim gibi en ciddi fark ERP kullanıcılarımıza uyguladığımız anket sonuçlarındaydı ve ABAS bu noktada farkını belli etti.

Daha sonrasında firma içi analitik değerlendirmeler ve ortaya çıkan sonuçlar doğrultusunda ABAS ile sözleşme aşamasına geldik ve sonuçta ABAS ile ERP projemizi yürütme kararı aldık.

Burada şunu da belirtmem gerekir. ERP alım süreci aşamamızı en verimli değerlendiren ve süreci en iyi yöneten firma ABAS Software Partner Türkiye firmasıydı.

ABAS: Anket sonuçları ile alakalı, anketinizdeki soruların içeriği nelerdi? Ayrıca ABAS’ın anket sonuçlarında gözle görülür bir farkla önde çıkmasının sebebi sizce neydi?

Deniz Öner: Anketimizde 19 adet ERP yazılımı ve 3 tane de demoyu sunan firma ile ilgili soru sorduk. Sorularımızın içeriği ERP’yi başlatmamız için belirlediğimiz hedefler doğrultusunda giden sorulardı.

Kriterlerimizden ve ankette uyguladığımız sorulardan önemli olanlarından söz etmemiz gerekir:

-Departmanlarımızın arasında entegre çalışmayı sağlayacak mı?

-Çalışanlarımızın ağırlıklı yaptıkları işlerde işlerini kolaylaştıracak mı?

-Çalışanlarımızın ağırlıklı yaptıkları işlerde işlerini hızlandıracak mı?

-Çalışma ortamını tek bir platforma taşıyacak mı?

-Bilgi karmaşası ve tekrar (hatalı) girişleri engelleyebilecek mi?

-Çalışanlarımız bu programdan alacakları verilerin doğruluğuna ikna olacak mı?

-Çalışanlarımızın ağırlıklı olarak takip ettikleri süreçlerde izlenebilirliği sağlayacak mı?

-Çalışanlarımızın ağırlıklı olarak hazırlayacakları raporlarda performansı arttıracak mı?

-Firma içi iletişim ve etkileşimin iyileştirilmesine faydası olacak mı?

-Kullanımı kolay mı?

-Ekran üzerindeki görünümü görsel olarak güzel mi?

-Kullanımı hızlı mı?

-Menüler arası geçişler kolay mı?

-Demoyu sunan firma teknik olarak yeterli mi?

-Demoyu sunan firma elemanlarının kişisel iletişim açısından yaklaşımları yeterli mi?

-Demoyu sunan firma daha ileriki safhalarda servis hizmeti açısından yeterli desteği verebilecek mi?

Anketle ilgili diğer noktalarla birlikte değineceğim ABAS ile ilgili en önemli nokta “anlaşılır, basit ve kullanımının kolay” olduğuydu. Yani kullanıcı dostu olmasıydı.

ABAS: Peki ERP projeniz ile ilgili ABAS’tan beklentileriniz nelerdi?

Deniz Öner: ABAS ile ön görüşmelerimiz sırasında da ve sözleşme ile ilgili çalışmayı yaparken de biz daha önce ERP ile ilgili bir sistem kullanmadığımız için sistemin tamamını ERP’ye katmayı şimdilik düşünmedik. Amacımız işlerimizi basitleştirerek, şu anda yaptığımız iş sürecini ABAS üzerinde yapabiliyor muyuz sorusunun cevabını bulmaktı.

ABAS: Yani bir bakıma ABAS’ı siz geleceğe yönelik olarak meslektaşlarından daha önde gördünüz?

Deniz Öner: Evet, harici olarak ve önemli olarak, firmanın bu projeye istekliliği, bizim firmaya ısınmamız, bir takım nüanslar farkları ortaya koydu.

ABAS: Peki süreç içerisinde ABAS’tan Sistem Reklamcılık olarak en temel beklentileriniz nelerdir?

Deniz Öner: Süreç içerisinde ABAS’ın bize verdiği desteği arttırarak sürdürmesi diyebilirim. Süreç içerisinde ve şu anda da ABAS ile sıcak bir ilişkimiz oldu. Şu anda verilen destekten de oldukça memnunuz ve bunun arttırılarak, hiç eksilmeden devam etmesini istiyoruz. Bizim için bu süreç çok yeni bir süreç ve bu süreç dahilinde çeşitli bir takım noktalarda olumlu, sonuç alıcı ve yol gösterici yönlendirmelere ihtiyacımız var. Bu beklentilerimizde şu anda ABAS tarafından karşılanmaktadır.

Sistem Reklamcılık firması da abas ERP yazılımını tercih etti