ERP Yazılımı’nın, sunucu ve istemciler tarafında bulunacak olan işletim sistemlerinden bağımsız olması gerekmektedir. Yazılım, sunucu ya da istemci tarafında herhangi bir işletim sistemine zorunlu olarak gereksinim duymakta ise bu bağımlılık, yazılımı almak isteyen firmaya ek bir maliyet olarak yansıyacaktır. Bu nedenle, ERP Yazılımı’nın istemci ve sunucu tarafında işletim sisteminden bağımsız olması, satınalma sürecinde dikkate alınması gereken bir kriterdir.
ERP Yazılımı’nın, istemci ve sunucular tarafında bulunacak olan donanımlardan bağımsız olması gerekmektedir. Yazılım, sunucu ya da istemci tarafında herhangi bir donanımsal özelliğe gereksinim duymakta ise, bu bağımlılık yazılımı almak isteyen firmaya, istenilen donanımsal özellik ve bunun mevcut donanımlarda olmaması doğrultusunda ek bir maliyet olarak yansıyacaktır. Bu nedenle, tedarik edilecek olan ERP Yazılımı’nın, firmada bulunan mevcut donanımları kullanabilmesi ve ek bir donanımsal özelliğe ihtiyaç duymaması satınalma sürecinde dikkate alınması gereken bir kriterdir.
1.3. VERİTABANI MALİYETİ (MEVCUT VERİTABANININ KULLANIMI)
ERP Yazılımı, firmada bulunan mevcut veritabanı ile etkin olarak çalışabilmelidir. ERP Yazılımı, çalışabilmesi için herhangi bir veritabanına gereksinim duymakta ise, ERP Yazılımı’nın maliyeti ile birlikte bir de veritabanının maliyeti olacaktır.
ERP Yazılımı’nın kullanımı ile tedarikçi firmaya yazılımın lisans hakkı için ödenecek olan tutarı ifade etmektedir.
1.5. DANIŞMANLIK VE EĞİTİM MALİYETİ
İşletmenin ERP Yazılımı ile etkin olarak çalışabilmesi için öncelikle işletmeyi analiz edip sonrasında gerekli görülen yerlerde iyileştirmeler yapan ve işletmeyi ERP ile çalışmaya hazır hale getiren, personele gerekli olan eğitimleri veren kurululaşa ödenen tutarı ifade etmektedir. Danışmanlık ve Eğitim Maliyeti, Uyarlama Süreci’nde dikkate alınması gereken bir kriterdir.
ERP Yazılımı’nın Kullanım Süreci’nde, tedarikçi firmanın vermiş olduğu garanti süresinin tamamlanması halinde tedarikçi firmanın desteğinin devam etmesi için ödenecek olan yıllık tutarı ifade etmektedir.
Uyarlama Süreci’nde dikkate alınması gerekli olan bir kriter de ERP Yazılımı’nın uyarlama süresidir ki bu kriterin çok uzun olması halinde hem maliyetlerde bir artış olacak hem de işletmedeki personelin moralini olumsuz yönde etkileyecektir.
ERP Yazılımı’nın modülleri açık ve net bir şekilde tanımlanmış olmalıdır. ERP Yazılımı kapsamındaki modüller bir biri ile kesişmemeli, aralarında çok net bir ayrım olmalıdır. ERP Yazılımı’nda bulunması gereken modüler mimari, Uyarlama Süreci’nin daha sağlıklı ve hızlı olarak işlemesini sağlayacaktır.
2.2. WEB TABANLI UYGULAMA DESTEĞİ
ERP Yazılımı, E-Posta, Elektronik Ticaret ve müşteri memnuniyetini destekleyen çeşitli web tabanlı uygulamaları desteklemelidir.
ERP Yazılımı, dünyadaki geçerli olan para birimlerini ve dilleri desteklemelidir. Ayrıca, yerli muhasebe mevzuatlarına da uygun olmalıdır.
ERP Yazılımı, belirlenen şartlar altında kullanıldığında, yazılımın mantıksal yapısının anlaşılabilmesi için kullanıcı tarafından harcanılacak çabanın en az olması ve kullanıcı tarafından beğenilmesi, Kullanım Süreci’nde dikkate alınması gerekli olan bir kriterdir.
ERP Yazılımı’nın kullanıcı tarafından öğrenilebilmesi için harcanması gereken çaba ile ilgilenen kriterdir. Öğrenilebilirliğin yüksek olması, Kullanım Süreci’nde daha hızlı ve sağlıklı yol alınmasını sağlayacaktır.
3.3. YARDIM BÖLÜMÜ’NÜN KULLANILABİLİRLİĞİ
ERP Yazılımı’nda, ihtiyaç duyulduğu takdirde başvurulacak ve istenilene kolaylıkla ulaşılacak bir yapıda Yardım Bölümü’nün olması kullanıcıların öğrenme zamanını kısaltacak dolayısıyla Kullanım Süreci’ni destekleyecektir.
ERP Yazılımı’nı Kullanım Süreci’nde, tedarikçi firmanın online olarak verebileceği yardımın kalitesi ve web üzerinde oluşturulmuş olunan bir değerlendirme platformunun varlığı ile ilgili seçim kriteridir.
ERP Yazılımı’nda bulunacak olan standart raporların yanında, kullanıcının kendi istediği formatta rapor taslağı hazırlayabilmesine imkan tanıyan bir yapının da bulunması gereklidir. Böylelikle, kullanıcıların istedikleri verilere daha hızlı ulaşabilmeleri sağlanabilecektir.
ERP Yazılımı’nın belirlenmiş şartlar altında kullanılması ile ihtiyaç duyulan Malzeme Yönetimi, Üretim Yönetimi, Satış Yönetimi, Finans Yönetimi gibi tüm modülleri ve bu modüller dahilinde işletmenin gereksinim duyduğu özel işlevleri sağlayabilmesi gerekmektedir. İhtiyaç duyulan işlevlerin sağlanamaması halinde, yazılım üzerinde düzenleme ve iyileştirme çalışmaları yapılabilmeli ve yazılım kendisinden beklenilen çözümü kısa zaman içersinde sağlayabilmelidir.
Örneğin, bir iş merkezinde barkodlama çalışması yapılmak istenmekte ve ayrıca barkodların üzerlerinde malzeme ile ilgili olarak iki farklı birimin takibi gerçekleştirilmek istenmektedir. Böyle bir durumda, ERP Yazılımı’nın bu işlevi destekleyebilecek alt yapısının olmaması, bu işlevin gerçekleştirilebilmesi için üçüncü parti yazılımlarla çalışılmak zorunda kalınacaktır.
4.2. YENİ YAKLAŞIMLARA OLAN DESTEK
ERP Yazılımı, Tedarik Zinciri Yönetimi, Müşteri İlişkileri Yönetimi, Veri Ambarı gibi ERP ye göre nispeten daha yeni olan yaklaşımları desteklemelidir. Ayrıca, kullanıcıların veri ambarları gibi çok büyük çaptaki veri tabanlarında depolanmış verilere çok kolaylıkla ulaşmalarını sağlayan OLAP Programları da desteklenmelidir.
ERP Yazılımı’nın, kendisinden beklenilen performansı sürekli olarak koruyabilmesi ve kararlı bir yapıda çalışabilmesi, verilerin otomatik olarak yedeklenebilmesi ve kurtarılabilmesi ile ilgili olan seçim kriteridir.
ERP Yazılımı’nın, hatayla veya kasten programlara ve verilere yetkilendirilmemiş erişimi önleyebilmesi ya da bilgi veya program üzerine saldırı düzenleyen yetkisiz kullanıcının izinsiz değişiklik yapmasını engelleyebilmesi ile ilgilenen seçim kriteridir.
6.1. İLGİLİ SEKTÖRDEKİ REFERANSLAR
ERP Yazılımı’nın tedarik edildiği firmanın daha önce benzer sektörlerdeki yapmış olduğu çalışmalar ve çalışılan bu firmaların yorumları, satınalma sürecinde dikkate alınması gereken bir kriter olmaktadır.
6.2. FİRMANIN PAZARDAKİ KONUMU
ERP Yazılımı’nı tedarik eden firmanın pazardaki konumunun iyi olması, müşterilerini memnun ettiğini ve dolaysıyla tedarikçi firmanın başarılı olduğunun bir göstergesi olmaktadır. Tedarikçi firmanın başarılı olması ise, satınalma sürecinde dikkate alınması gereken bir kriter olmaktadır.
ERP Yazılımı’nın tedarik edildiği firmanın finansal durumu satınalma sürecinde dikkate alınması gereken bir kriter olmaktadır. Çünkü, ilgili tedarikçi firmanın finansal durumu iyi değilse, başlatılan ERP Projesi’nin başarılı bir şekilde sonuçlanmama olasılığı bulunmaktadır. Bu, ERP Yazılımı tedarik etmek isteyen firma için bir başarısızlık öyküsü olacaktır.
ERP Yazılımı’nın Kullanım Süreci’nde, yazılımın tedarik edildiği firmanın verdiği destek ile ilgili seçim kriteridir.
ERP Yazılımı’nı Kullanım Süreci’nde, ihtiyaç duyulan desteğin ne kadar kısa zamanda alınabileceğini sorgulayan seçim kriteridir.
ERP Yazılımı’nın tedarik edildiği firmanın yazılım için vermiş olduğu garanti süresi tamamlanana kadar, yazılım ile ilgili gerekli olabilecek iyileştirme ve düzenlemeler anlaşma şartlarına göre yapılmaktadır. Garanti Süresi, Kullanım Süreci’nde dikkate alınması gereken bir kriter olmaktadır.
ERP Yazılımı’nı Kullanım Süreci’nde, ihtiyaç duyulan desteği verecek olan teknik ekibin konularında olan tecrübeleri ve yeterlilikleri ile ilgili seçim kriteridir.
ERP Yazılımı’nı Kullanım Süreci’nde, ihtiyaç duyulan desteklerden düşük ağırlıklı olanların uzaktan verilebilmesi dolayısıyla teknik ekibin ulaşması için gerekli olacak olan zamana katlanılmaması ile ilgili seçim kriteridir.
