ABAS Türkiye | Makaleler: KOBİ'lerde ERP seçim süreci

Başarılı bir ERP projesi, iş süreçleri değişiminin yönetilmesini, ERP yazılımının ve birlikte çalışılacak tedarikçinin seçimini, bu sistemin implementasyonunu ve yeni sistemin pratikliğinin incelenmesini içerir. Müsait kaynakların sınırlı olması ve ERP alternatiflerinin birbirlerinden farklı olması nedeniyle, ERP sistemi seçim süreci işletmeler için usandırıcı ve zaman kaybettirici bir süreç olabilmektedir. Dünyadaki mevcut ERP paketlerinin hiçbirisi tüm sektörlerin her bir sürecine tam anlamıyla cevap veremez. Dolayısıyla, hiçbir ERP paket programı bir işletmenin tüm işlevlerini veya işletmeye özel ihtiyaçlarını karşılayamamaktadır. (Sarkis and Sundarraj, 2000; Teltumbde, 2000; Hong and Kim, 2002). Bu nedenle, işletmeler esnek bir ERP sistemi ve müşteri ihtiyaçlarından sorumlu olup, uzun soluklu olarak birlikte çalışabilecekleri bir tedarikçi seçmelidirler. Birçok firma ERP sistemlerini değerlendirirken sistematik bir değerlendirme modeli kullanmamaktadırlar. Karar vericiler, işletme özelliklerini, rekabetçi pazardaki konumlarını ve kurumsal stratejilerini gösteren hedeflerini ve açık ihtiyaç listelerini oluşturmak yerine, genel kabul görmüş ERP değerlendirme kriterlerini ölçü olarak almaktadırlar. Bunun sonucu ise ERP implementasyonlarında önlenemeyen gecikmeler ve düşük performanslı sistemlerdir. Bu nedenle, ERP sistemi seçim modeli, şirket stratejileri bakış açısından değerlendirmede yöneticilere yardımcı olabileceğinden dolayı oldukça önemlidir. İş ortamnda birçok belirsizlikler olduğundan, ERP sistem değerlendirmesi birçok sorun içermektedir. Kumar (2002) ’a göre ERP sistemi kurmak, herhangi bir bilişim teknolojisi yatırımından çok daha fazlasıdır; bu süreç örgütsel işletmenin nasıl şekillendirileceği ile ilgili önemli bir karardır. Buna rağmen, birçok işletme ERP sistemlerini, bu yeni sistemin işlerine olan etkilerini veya kurumsal amaç ve stratejilerine uyumluluğunu tam olarak anlamadan, aceleyle kurma yolunu seçmektedirler (Hicks and Stecke, 1995). Bu aceleci yaklaşımın sonucu ise başarısız projeler veya mantığı organizasyonel stratejilerle çakışan zayıf sistemler olmaktadır.

Bu çalışmada işletmelere ERP sistem değerlendirmesinde detaylı bir rehberlik sağlayacak, amaç hiyerarşisinin oluşturulduğu ve uygun kriterlerin belirlendiği bir ERP sistem seçim modeli önerilmektedir. Önerilen metodoloji, değerlendirme sürecinin işletmenin rekabetçi stratejilerine ve amaçlarına da paralel olmasını garanti altına almaktadır. Analitik Hiyerarşi Süreci (AHS veya AHP) yöntemi (Saaty, 1980), ERP alternatiflerinin değerlendirmesinde karşılaşılan belirsizlikleri aşmak ve kriterlerin birbirlerine göre önem ağırlıklarını hesaplamada kullanılabilecek uygun bir yöntemdir.

ERP ve diğer bilişim sistemleri (BS) seçiminde, puanlama, sıralama, matematiksel optimizasyon ve çok ölçütlü karar analizi gibi bazı yöntemler uygulanmıştır. Puanlama yöntemi (Lucas and Moore, 1976) sezgisel bir yöntemdir, fakat karar vericilerin fikirlerini tam olarak yansıtması açısından fazla basittir. Buss (1983) ise bilişim projelerini karşılaştırmak için sıralama yöntemini önermiştir. Bu yöntem de puanlama yöntemi ile aynı sınırlamalara sahiptir. Hedef programlaması, 0-1 programlama ve lineer olmayan programlama gibi matematiksel optimizasyon yöntemleri, BS seçimi için kaynak optimizasyonunda kullanılmıştır. Lee & Kim (2000) analitik şebeke süreci (ANP: Analytic network process) ile 0-1 hedef programlama modelini, bir BS projesi seçiminde kullanmak için birleştirmişlerdir. Badri (2001) ise karlar, donanım, yazılım ve diğer maliyetler, risk faktörleri, karar verici ve kullanıcıların tercihleri, tamamlanma süresi ve eğitim zaman kısıtlarını çoklu kriterler olarak varsaymak suretiyle bir BS projesi seçiminde 0-1 hedef programlama modelini sunmuştur. Bununla birlikte, bu yöntemler uygulanabilirlikleri açısından, karmaşık matematik modelleri, yöneticiler tarafından kolaylıkla anlaşılamama ve kolaylıkla ölçülemeyen bazı kriterler nedeniyle ERP sistem seçiminde sınırlı sayıda kısıt kullanımına izin verme gibi sebeplerden dolayı zayıf kalmışlardır. Ayrıca bu metodolojiler ölçülebilir hesaplamalara fazlaca odaklanmaktadır.

Saaty (1980) tarafından bir model olarak geliştirilen Analitik Hiyerarşi Süreci ile belli alternatifler arasında öncelikler ve çok ölçütlü karar verme problemi dahilinde kriterlerin göreli önemleri belirlenir. Bu model karar vericinin sağlıklı karar vermesine yardımcı olabilecek güçlü bir yöntem olup çeşitli karar verme problemlerinde kullanılagelmiştir. Örneğin, Schniederjans ve Wilson (1991) AHS yöntemini kriterlerin göreli ağırlıklarını belirlemek ve bu ağırlıkları BS seçiminde hedef programlama modeline uygulamak için kullanmışlardır. Lai (1999) ise AHS yöntemini kullanarak multimedya yazıcı sistemi seçimi ile ilgili bir vaka analizi gerçekleştirmiştir. Bu çalışmada, işletmenin stratejilerini de hesaba katarak amaç yapısını oluşturan ve böylece buna bağlı ERP sistemi değerlendirme kriterlerini de ortaya çıkaran sistematik bir prosedür önerilmiştir.

Önerilen ERP seçim modelini daha açık sunmak için öncelikle adım adım prosedürü açıklamak yerinde olacaktır:

Adım 1. Proje ekibi oluşturulur ve ERP tedarikçi ve yazılımları ile ilgili tüm olası bilgiler toplanır.

Adım 3. Esas-hedef hiyerarşisi ve ara-hedef ağ yapısını geliştirmek için hedef yapısı oluşturulur.

Adım 4. Hedeflerin yapısından ERP sistemi değerlendirme kriterleri çıkartılır.

Adım 5. Sistem gereksinimlerine bağlı olarak formülize edilen belirli sorular sorularak yetersiz kalan tedarikçiler elenir.

Seçim sürecinin ilk adımı işletme içerisinde bir proje ekibinin kurulmasıdır. Bu ekip, ERP kullanıcısı olacak departmanların karar vericileri, fonksiyon uzmanları ve kıdemli çalışanlarından oluşmalıdır. Üst yönetimin katılım ve desteği, işletmenin ERP sistemini benimseyebilmesinde olumlu yönde etki yapacaktır.(Ptak, 2000). ERP tedarikçi ve yazılımları hakkındaki bilgiler konuyla ilgili dergilerden, fuarlardan, internetten ve diğer kaynaklardan araştırılmalı, hiçbir potansiyel ERP sisteminin gözden kaçırılmamasına dikkat edilmelidir.

İşletmeler, ERP sistemlerine teknik ve işletme süreçleriyle ilgili sebepler gibi farklı sebeplerden dolayı sahip olmak isteyebilirler. ERP sistemine sahip olmanın başlangıçtaki mantığı, sorunun tanımını, hedeflere ulaşma yöntemlerini ve diğer takip eden süreçleri etkileyecektir. Başlangıçtan itibaren sürecin düzgün ilerlemesini sağlamak için, proje ekibi, ERP seçme problemini karar elemanlarını tanımlayarak analiz etmelidir. Karar elemanları içerisinde alternatifler, proje hedefleri, proje riskleri vb. mutlaka yer almalıdır. Proje ekibi karmaşık durumu aydınlatmalı, sorunun taslağını çıkarmalı ve bir başlangıç planı oluşturmalıdır. Bu aşama çözüm bulmadaki bazı zorluklara önceden dikkati çektiği gibi, organizasyonel sınırlamaları ve kaynak kısıtlarını da ortaya çıkarır.

Hedeflerin yapılandırılmasının anlamı özetle bu hedeflerin düzenlenmesidir. Bu sayede, proje ekibi işletmenin nelere ulaşmak istediğini detaylı bir şekilde tanımlayabilir ve bu hedefleri karar modeli içine dahil edebilir. İlk adımda, proje ekibi ERP sistem kapsamını firma politikası, firmanın yaptığı işin niteliği, sektörün yapısı ve projenin amaçları şeklinde tanımlamalıdır.

Detaylı hedef yapısını oluşturmaya başlamadan önce, stratejik hedef kapsamının proje özellikleri ile uyumlu olduğuna emin olmak gerekir. Stratejik hedefler karar verme için sağlam bir temel ve referans noktası oluştururlar. Stratejik hedefler aslında proje ekibinin ulaşmaya çalıştığı en büyük hedefleri gösterir; böylece proje ekibinde yer alan bireylerin birbirinden farklı düşüncelerini de uyumlu hale getiren bir mekanizma görevi görmektedir.

Stratejik hedef içeriğinden türetilen diğer tüm hedefler sistematik olarak yapılandırılacaklardır. Hedef geliştirme sürecinde, esas-hedefler ile ara-hedeflerin birbirlerinden ayrılması kritik bir işlemdir. Karar vericilerin gerçekten neyi başarmak istediklerini yansıttığından esas-hedefler ara-hedeflere göre daha önemli olarak görülebilirler. Ara-hedefler ise diğer hedeflerin tamamlanmasında yardımcı olan hedef çeşididir.(Clemen, 1996). Esas-hedefler bir hiyerarşi içerisinde düzenlenir ve proje ekibinin daha iyi performans göstermesi için hangi amaca yönelerek çalışması gerektiğini bildirir. ERP sistemi esas-hedefler hiyerarşisinin oluşturulmasında iki yöntem kullanılabilir: yukarıdan aşağı ayrıştırma ve aşağıdan yukarı sentez yöntemleri. Yukarıdan aşağı ayrıştırma prosedüründe, proje ekibi “Üst seviyedeki hedefte ne demek istiyoruz?” sorusunun cevabını tartışır. Bu soruya verilen cevaplar bir alt seviyedeki esas-hedefleri ortaya çıkarır. Diğer yöntemde ise yöneticiler daha alt seviyedeki hedeflerden yola çıkarlar ve daha genel hedefler bulmaya çalışarak, aşağıdan yukarı sentez prosedürünü uygulayarak daha üst seviyelerdeki hedeflere ulaşmaya çalışırlar. Hiyerarşinin üst seviyeleri daha genel hedefleri gösterirken, alt seviyeler bunların detaylarını içerir.

Ara-hedefler şebeke yapıları şeklinde düzenlenir. (Clemen, 1996) Proje ekibi, ara-hedefleri esas-hedeflerden ayrı olarak, “Buna nasıl ulaşabiliriz?” sorusunu sorarak bulabilirler. Bu soruya verilen cevaplar ilgili ara-hedefleri ve aralarındaki bağı tanımlayacaktır. Diğer bir seçenek ise, proje ekibinin esas-hedef ile ilgili ara-hedefi “Bu hedef neden önemli?” sorusunu sorarak bulmasıdır. Bu ara-hedefleri formülize ederek, proje ekibi esas-hedeflere ulaşılabilmesi için kendilerine belirli yollar çıkarabilir. Buna ek olarak, ekip, ERP adaylarının sayısını, bu ara-hedefleri inceleyerek ve ERP sistemlerini değerlendirmek için detaylı kriter tanımlamaları geliştirerek azaltabilir.

Hedef yapısının oluşturulmasından sonra, proje ekibi her bir ERP sistemini değerlendirebilecekleri kriterleri çıkarmalıdır. İşletme strateji ve amaçlarına uyan hem nitel hem de nicel kriterler oluşturulacak bu kriter listesinde yer almalıdır. İdeal olanı, ekibin işletme çevre ve ihtiyaçlarını dikkate alarak kendi kritik hedef yapısını geliştirmesi ve bu hedeflere ne derece ulaşıldığını ölçebilecekleri uygun kriterleri seçmeleridir. Böylece, seçilen kriterler, işletme stratejileri rehberliğinde oluşturulmuş hedef yapısı ile tutarlı olacaktır. Proje ekibi seçtikleri kriterleri bir sonraki aşamada tam, ayrıştırılabilir, ölçülebilir ve tekrarlanmayan kriterler olacak şekilde detaylı incelemeli, inceleme sonucu lüzumsuz görülen kriterler elenmelidir. (Keeney and Raiffa, 1993). Daha sonraki adımlarda bu kriterler AHS modelinin temeli olarak kullanılacaklardır.

ERP sistemi seçim sürecinin ilk aşamasında sınırsızca, ulaşılabilen tüm ERP sistemlerine ulaşılmış ve bunlar hakkında bilgi toplanmıştı; bu aşamada ise süzme mekanizması devreye girecek ve en başta oluşturulan ERP aday listesi kısaltılacaktır. İşletme tarafından ERP sisteminden beklenen özellikler bu aşamaya kadar yapılan birçok toplantı sonucu belirlenmiş durumdadır. Daha sonra, bu özellikler sorgu listesi veya kontrol listesi oluşturmak amacıyla kesin ihtiyaçlar haline dönüştürülür. İhtiyaç listesi oluşturulurken, ara-hedefler şebeke yapısının da detaylıca incelenmesi ihtiyaçların kurum hedefleri ile tutarlı olmalarını sağlayacaktır. Daha sonra, ilk aşamada oluşturulan listede yer alan ERP tedarikçisi firmalardan, sorgu listesindeki ihtiyaçlarla ilgili bilgi vermeleri istenir. Bunun sonucunda, proje ekibi tedarikçilerden gelen bu bilgileri değerlendirerek, ihtiyaçlara cevap veremeyen yetersiz ERP sistemlerini eleyecektir.

AHP (Analitik Hiyerarşi Süreci), çoğunlukla yönetim ve ekonomi alanlarında alternatiflerin derecelendirilmesi ve tercih edilenin belirlenebilmesi için kullanılan çok kriterli karar verme tekniklerinden birisidir. Saaty (1980) tarafından ortaya atılan AHP, çok kriterli karar verme problemlerinde, alternatif kümelerinin önceliklerinin ve özeliklerinin göreli önemlerinin nasıl belirlenebileceğini yönlendirmektedir (Wei ve diğerleri, 2004). AHP, ikili karşılaştırmaları esas almakta ve bu ikili karşılaştırmaların kullanılması ile, ilgilenilen kriterin hangisinin kaç kat daha önemli, tercih edilir, baskın olduğu belirlenmektedir. AHP, karar problemlerinin çözümünde gösterdiği esneklik, basitlik, kullanım kolaylığı ile birlikte rahat yorumlanması gibi temel avantajları ile karar verme süreçlerinde sıkça başvurulan bir teknik olmaktadır.

Analitik Hiyerarşi Süreci (AHS), işletme ve imalat sistem performanslarının geliştirilmesi, sermaye oranlaması, sermaye dağıtım kararları, ileri imalat sistemlerinin seçimi gibi alanlarda uygulanmıştır.

AHP yöntemi üç temel aşamadan oluşur: ayrıştırma, ikili karşılaştırmalar ve önceliklerin sentezi. (Saaty, 1980). Ayrıştırma aşamasında proje ekibi, seçim sürecinin daha önceki aşamalarında oluşturulmuş esas-hedefler hiyerarşisini kullanarak AHP hiyerarşi modelini çıkarır. AHP’de öncelikle amaç belirlenir (ERP sistem seçimi) ve bu amaç doğrultusunda her bir kriter ve bu kriterlerin alt kriterleri ortaya konur. Daha sonra her bir alt kriter için alternatifler belirlenir. Sonuçta karar için hiyerarşik bir yapı oluşturulmuş olur.

İkinci aşamada, her karar verici kriterler ve alternatifler için ikili karşılaştırmalar yaparak karşılaştırma matrislerini oluşturur. Amaç için n tane kriter olduğunda nxn boyutunda bir A matrisi oluşturulur. Bu matriste i(sıra) elemanının j(sütun) elemanına göre ne kadar önemli olduğunu gösteren değerler yer alır. Bu değerler de 1-9 arasındaki tek sayılardan oluşan önem skalası değerleridir.

Önem skalasında yer almayan 2, 4, 6, 8 gibi değerler ara değerlerdir. Diğer bir ifadeyle, eğer karar verici 1 ve 3 arasında kararsız kalırsa 2 değerini kullanabilir. Şunu da belirtmekte yarar vardır ki, karar verici şayet a_ijgözesine önem değeri olarak 3 değerini veriyorsa a_jinin göze değeri 1/3 olacaktır. Ayrıca bu matriste köşegen değerler 1’e eşittir. Eğer her bir kritere ait bir alt kriter varsa göze değerleri yine aynı şekilde belirlenir.

a_ijDeğeri	Yorumu
1	i ve j aynı öneme sahiptir
3	i, j’den biraz daha önemlidir
5	i, j’den daha önemlidir
7	i, j’den çok daha önemlidir
9	i, j’den kesinlikle çok daha önemlidir

— Kriterlerin yüzde önem dağılımlarının belirlenmesi:

A matrisinin her bir sütun değerleri ayrı ayrı ilgili sütun toplamlarına bölünür. Böylece yeni bir matris oluşturulmuş olur. Oluşturulan bu matrise A_norm matrisi denir. A_norm matrisinin her bir sütun toplamı 1’e eşittir.

A_norm matrisinden hareketle; her bir sıra değerlerinin ortalaması alınır. İşte elde edilen bu değerler her bir kriter için yüzde önem dağılımlarını (W_i) meydana getirir).

AHP de, bu ağırlıklı ortalamaların dikkate alınmasının nedeni karar vericinin doğrusal bir fayda fonksiyonuna sahip olduğunun varsayılmasından kaynaklanmaktadır.

Karar vericinin kriterler arasında kıyaslama yaparken tutarlı davranıp davranmadığını ölçmek için “Tutarsızlık Oranı” nın (T.O) hesaplanması gerekir. Bu da AHP nin üçüncü adımını oluşturur. Eğer karar verici kriterler arası kıyaslamaları yaparken tutarsız davranmışsa ikinci adıma dönüp tekrar ikişerli karşılaştırmaları yapması gerekir. Sonuçta elde edilen “Tutarsızlık Oranı” 0,10 dan küçük ise karar vericinin ikişerli karşılaştırma matrisinin tutarlı olduğu söylenir.

Üçüncü aşamanın sonunda, alt-kriterler için bulunan yüzde önem dağılım değerleri göreceli ağırlıklardır. Bir alt-kriterin global ağırlığını bulmak içinse ilgili alt-kriterin ağırlığı ile bağlı bulunduğu kriterin ağırlığı çarpılır.

— Kriterlerin derecelendirilmesi:

İkili karşılaştırmalar sonucunda kriterler için bulunan global ağırlıklar, o kriter açısından en iyi düzeyde olan ERP yazılımına verilecek tam puanı temsil etmektedir. Bundan sonra karar verilmesi gereken bir diğer konu, bir kriterden tam puan alamayan ERP yazılımına hangi ölçüte göre ve kaç puan verileceğini belirlemektir. Bunun için kriterlerin derecelendirilmesi gerekmektedir. Proje ekibi görüşmeler doğrultusunda önce her bir kriterin kaç dereceye ayrılacağını tartışmalıdır. Kullanıcı dostu olma gibi “kullanıcı dostudur veya değildir” şeklindeki basit değerlendirmelerin yeterli olacağı kriterlerin ikiye bölünmesi, öte yandan örneğimizde “İşlevsellik” gibi ağırlığı yüksek olan kriterlerin daha fazla dereceye bölünmesi uygun olacaktır.

Kriterlerin her bir derecesine verilecek puanın derecelerinin de ikili karşılaştırmasını yaparak belirlenmesi mümkün olduğu halde bu puanlar tasarımı fazla karmaşıklaştırmamak için sezgisel olarak da belirlenebilir.

AHP yönteminin en son adımında aday ERP sistemleri kriterler açısından değerlendirilerek, aldıkları puanlar toplanır. Her bir karar vericinin ERP sistem sıralaması farklı olabilecektir; işletmenin satın alacağı sistem kararını vermek için karar vericilerin her ERP yazılımı için verdikleri puan toplamlarının geometrik ortalaması alınır ve işletmenin ERP sistem sıralaması ortaya çıkar.